Закрывающие документы за оказанные услуги СДЭК доступны в разделе «Документы» → «Акты оказанных услуг/УПД». Формируются автоматически по итогам расчетного периода: раз в месяц, раз в две недели или по запросу — в зависимости от условий вашего договора. Скачиваются в PDF или подписываются в электронном виде через ЭДО.
Бухгалтерия каждую компанию просит одно и то же: акт, УПД, счет-фактуру. У СДЭК все это есть в готовом виде — разберемся, где искать и как правильно передать бухгалтеру.
Какие документы формирует СДЭК для юрлиц
По услугам доставки формируется стандартный пакет закрывающих документов.
| Документ | Что содержит | Формат |
|---|---|---|
| Акт выполненных работ | Список услуг за период с суммами | PDF, XML |
| УПД (универсальный передаточный документ) | Заменяет акт + счет-фактуру | PDF, XML, ЭДО |
| Счет-фактура | Основание для вычета НДС | PDF, XML |
| Реестр отправлений | Детализация: накладные, даты, направления | Excel, PDF |
| Счет на оплату | Реквизиты для перевода |
Что именно вы получите — зависит от системы налогообложения и условий договора. ООО на ОСН обычно получают УПД со счет-фактурой. ИП на УСН — только акт и счет.
Где найти документы в ЛК СДЭК
В личном кабинете за документы отвечает целый раздел с подпунктами.
- В левом меню откройте «Документы»
- Выберите нужный подраздел:
- Акты оказанных услуг/УПД — готовые акты за прошедшие периоды, УПД, счета-фактуры
- Реестры НП — реестры наложенных платежей
- Акты сверки — баланс с СДЭК, задолженности, авансы
- Отфильтруйте по дате, номеру договора или контрагенту
- Нажмите на нужный документ — откроется предпросмотр
- Кнопка «Скачать» сохранит файл на компьютер
Как выгрузить документы за нужный период
Для бухгалтерии обычно нужны документы за месяц или квартал. Массовая выгрузка займет пару минут.
Выгрузка одним архивом
- Откройте «Документы» → «Акты сверки»
- В фильтрах укажите необходимый период: например, с 01.06.2026 по 30.06.2026
- Укажите e-mail, на который придет файл
- Нажмите «Отправить запрос»
- Система сформирует XML-файл и пришлет на почту.
Выгрузка реестра для сверки
Если бухгалтеру нужна детализация по каждому отправлению, выгрузите реестр. Он содержит номера накладных, даты, суммы, направления — удобно для проверки и учета.
- Откройте «Документы» → «Реестры НП»
- Выберите период
- Нажмите «Поиск»
- Скачайте в Excel
Электронный документооборот с СДЭК
Если у вас настроен ЭДО через оператора (Диадок, СБИС, Такском), СДЭК может отправлять УПД сразу в вашу систему. Бухгалтеру не нужно скачивать PDF и обрабатывать вручную — документы подписываются ЭЦП и попадают напрямую в учет.
Как подключить ЭДО
Подключить электронный документооборот со СДЭК можно через вашего персонального менеджера.
Для подключения потребуется:
- ИНН вашей компании;
- название оператора ЭДО, которым вы пользуетесь (например, СБИС, Контур.Диадок, Эльба и др.).
После получения данных мы самостоятельно отправим приглашение на подключение в вашей системе ЭДО. Как только оно будет принято, закрывающие документы по всем оплатам будут автоматически поступать в ваш электронный документооборот.
Что делать, если документов нет
Иногда документы не появляются вовремя. Разберем причины.
- Период еще не закрыт — акты формируются после окончания расчетного периода. Обычно 3-5 рабочих дней после конца месяца
- Нет активных отправлений — если за период не было отгрузок, документы не формируются
- Задолженность по договору — при просрочке оплаты выгрузка может быть заблокирована. Разблокируется после погашения
- Технический сбой — редко, но бывает. Напишите в поддержку с указанием периода и номера договора
- Смена договора — при переоформлении новые документы начнут формироваться с ближайшего расчетного периода
Разбор ошибок при передаче в бухгалтерию
Собрала топ проблем, которые вижу у клиентов:
- Скачивают только PDF, а не XML. Для загрузки в 1С нужен XML — PDF годится только для печати
- Забывают счет-фактуру. Без нее бухгалтер не примет НДС к вычету
- Передают акт за не тот период. Проверьте даты в шапке документа — иногда путают июнь и июль
- Не сверяют с реестром отправлений. Сумма в акте должна совпадать с суммой по реестру. Расхождение — повод обратиться в поддержку СДЭК
- Не подписывают акт. По договору акт со стороны заказчика подписывается в течение 10 рабочих дней. При отсутствии подписи и претензий — считается принятым, но лучше подписать вовремя
Частые вопросы
Как часто формируются акты в СДЭК
Стандартно раз в месяц — в первых числах за прошедший месяц. Некоторые договоры предусматривают формирование раз в две недели или еженедельно для крупных клиентов. Уточните расчетный период в вашем договоре или у менеджера СДЭК.
Можно ли получить УПД с отсрочкой оплаты
Да, если у вас договор с оплатой в кредит. УПД формируется по факту оказания услуг независимо от даты оплаты. Оплатить можно в течение срока отсрочки, обычно 14 или 30 дней.
Что делать, если в акте нашли ошибку
Не подписывайте документ. Напишите в поддержку СДЭК через ЛК с указанием номера акта и сути расхождения. Бухгалтерия СДЭК проверит и сформирует корректировочный документ. Обычно занимает 3-5 рабочих дней.
Как получить оригиналы на бумаге
По умолчанию все документы электронные. Оригиналы с печатью и подписью формируются по запросу через раздел «Обращения». Отправляются почтой или курьером. Услуга платная — тариф зависит от региона.
Хранит ли СДЭК документы за прошлые годы
Да, в разделе «Мой архив» доступны документы за все время работы с компанией. По законодательству СДЭК хранит их 5 лет. Скачать можно в любой момент, оригиналы на бумаге — через обращение.
Можно ли настроить автоматическую рассылку документов бухгалтеру
Да, в настройках уведомлений укажите email бухгалтера и включите опцию «Отправлять первичные документы». Раз в месяц бухгалтер будет получать письмо с ссылкой на скачивание пакета документов. Работает вместе с ЭДО или отдельно.
Что если у меня подрядный бухгалтер на аутсорсе
Дайте ему доступ в ЛК с ролью «Бухгалтер» — он будет видеть только документы, без заказов и финансов компании. Так удобнее, чем пересылать файлы по почте.
Что делать дальше
Настройте ЭДО, если еще не настроили — это самое серьезное упрощение работы с документами СДЭК. Добавьте бухгалтера в пользователи ЛК с ограниченной ролью. Раз в месяц заходите в раздел «Взаиморасчеты», сверяйте баланс. Регулярный порядок в документах экономит нервы во время годового отчета.
